Persönliche Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Kommunikation und Gatekeeping

Eigenverantwortliche Führung von E-Mail-Postfach, Telefon und allen weiteren Kanälen des Geschäftsführers

Anfragen vorsortieren, priorisieren, selbst beantworten oder an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten

Korrespondenz mit Partnern, Kunden, Dienstleistern und Behörden im Namen des Geschäftsführers

Daily Check-in: täglicher Überblick über offene Anliegen, Entscheidungsbedarf und Fristen

Koordination von Presse-, Medien- und Vortragsanfragen

Termine und Organisation

Kalenderführung und Terminkoordination intern wie extern

Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Nachhalten der vereinbarten Aufgaben

Planung und Buchung von Geschäftsreisen

Organisation von Teamveranstaltungen

Schnittstelle zum Team

Erste Ansprechperson für Mitarbeitende mit Anliegen an den Geschäftsführer

Abstimmung von Personalthemen: Terminierung von Bewerbungsgesprächen, Organisation des Onboardings, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

Nachhalten von Aufgaben und Fristen aus den Führungsrunden

Projekte und Administration

Recherchen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen vorbereiten

Vertrags-, Fristen- und Wiedervorlagemanagement

Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen und Belegen aus seinem Verantwortungsbereich

Wiederkehrende Aufgaben konsequent mit KI und Automatisierungen lösen und die Abläufe rund um den Geschäftsführer laufend effizienter machen

Private Organisation

Organisation ausgewählter privater Angelegenheiten des Geschäftsführers, etwa Termine, Reisen, Buchhaltung und Korrespondenz

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium

Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle

Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und privaten Informationen

Souveräne Kommunikation in Wort und Schrift, sehr gutes Deutsch, gutes Englisch

Eigenständige Arbeitsweise: Sie denken voraus, statt Aufgaben nur abzuarbeiten

Entscheidungsfreude: Sie treffen Entscheidungen im Sinne des Geschäftsführers und stehen dazu

Ausgeprägte IT- und KI-Affinität: Sie arbeiten routiniert mit Google Workspace, Slack und CRM und haben bereits Abläufe mit KI-Tools oder Automatisierungen vereinfacht

Organisationstalent, Belastbarkeit und eine Hands-on-Mentalität: Sie sind sich für keine Aufgabe zu schade

Warum wir?

Dich erwartet:

Eine Schlüsselrolle direkt am Geschäftsführer mit echtem Gestaltungsspielraum

Auf Wunsch: Hybrides Arbeiten: 2 bis 3 Tage im Büro in Köln, die übrigen Tage Homeoffice

Unbefristete Festanstellung

30 Tage Urlaub

Moderne Arbeitsmittel inklusive KI-Werkzeugen

Flache Hierarchien, kurze Wege, schnelle Entscheidungen

Steueroptimierte Zusatzleistungen wie wahlweise eine betriebliche Krankenversicherung oder eine Fitness-Mitgliedschaft

Über uns

Wir sind ein wachsendes Unternehmen an der Schnittstelle von Immobilien, Digitalisierung und Innovation . Mit einem klaren Fokus auf Qualität, Effizienz und Kundenorientierung gestalten wir moderne Lösungen rund um das Thema Immobilienbewertung. Unser Team vereint Unternehmergeist, digitale Kompetenz und Hands-on-Mentalität – wir suchen Menschen, die mitdenken, mitgestalten und mit uns wachsen wollen.

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