Secretária Executiva

Principais responsabilidades:

Gerenciar a rotina das exeutivas, realizando organização e acompanhamento de agenda, compromissos, reuniões, eventos e demais atividades;

Acompanhar reuniões e compromissos, garantindo preparação prévia, alinhamento das informações necessárias e cumprimento dos horários e prazos estabelecidos;

Controlar documentos, assinaturas e pendências do executivo, acompanhando prazos, devoluções e garantindo que as demandas sejam concluídas adequadamente;

Organizar viagens corporativas, incluindo cotações, reservas, passagens, hospedagens, transporte e demais aspectos logísticos;

Gerenciar despesas, reembolsos e prestações de contas do executivo, mantendo organização e controle das informações e documentos;

Apoiar a rotina administrativa relacionada à estrutura e ao funcionamento do ambiente executivo;

Planejar e apoiar a realização de eventos corporativos no escritório, como reuniões, treinamentos, encontros e demais compromissos institucionais;

Realizar acompanhamento diário das demandas, compromissos e pendências do executivo, realizando follow-up com todas as áreas e pessoas envolvidas;

Monitorar prazos e compromissos relevantes, antecipando necessidades e garantindo que nenhuma demanda crítica seja esquecida ou postergada;

Atuar de forma proativa na identificação e resolução de demandas, antecipando necessidades do executivo e buscando soluções com agilidade e autonomia;

Apoiar processos administrativos diversos, incluindo organização de documentos, cadastros, atualizações e demais demandas necessárias à rotina executiva.

Requisitos:

Experiência comprovada de, no mínimo, 5 anos em Secretariado Executivo, Assessoria Executiva ou posições similares.

Experiência na gestão de agenda, compromissos, viagens, documentos, despesas e rotinas administrativas de executivos.

Organização, discrição e elevado senso de responsabilidade no tratamento de informações confidenciais.

Perfil proativo, ágil, resolutivo e com capacidade de antecipar necessidades.

Excelente comunicação oral e escrita.

Capacidade de organização e gestão simultânea de múltiplas demandas e prioridades.

Domínio de ferramentas digitais para gestão de agenda, comunicação, organização de documentos, viagens e rotinas administrativas.