Office Management / Team Assistenz (m/w/d)

Über uns

Als spezialisierte Digitalagentur und IT-Systemhaus mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in Digital Analytics, Webmarketing, Conversion-Optimierung und IT-Infrastruktur unterstützen wir anspruchsvolle B2B-Kunden bei ihrer digitalen Wertschöpfung. In unserem Büro in Viernheim laufen alle organisatorischen Fäden zusammen – und genau hier suchen wir Sie als zuverlässige und strukturierte Verstärkung für unser Team.

Ihre Aufgaben

Als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams, Kunden und Dienstleistern halten Sie uns den Rücken frei und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft:

Büro- & Empfangsmanagement: Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats, Bedienung der Telefonzentrale, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch sowie professioneller Empfang von Kunden und Geschäftspartnern.

Assistenz der Geschäftsleitung & Team-Support: Terminkoordination, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sowie Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen, Schulungen und internen Veranstaltungen.

Kaufmännische & ERP-Prozesse: Auftrags- und Versandabwicklung, Bestandsbuchungen (Warenein- und -ausgänge), Stammdaten- und Datenbankpflege sowie vorbereitende Buchhaltungszuarbeit und Rechnungserfassung.

Vertrags- & Fuhrparkverwaltung: Organisation und Pflege von Kundenverträgen sowie Verwaltung der Firmenfahrzeuge, Mobilfunkverträge und Arbeitsmittel.

Vertriebsunterstützung (optional/ausbaufähig): Unterstützung im Vertriebsinnendienst, Pflege von Interessentendaten (CRM/XRM) und Zuarbeit bei der Terminvorbereitung für unser Digital-Team.

Ihr Profil

Ausbildung & Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokommunikation oder vergleichbar) oder mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenz- oder Office-Management-Rolle.

Arbeitsweise: Sie arbeiten absolut zuverlässig, strukturiert, eigenständig und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen.

IT- & Office-Kompetenz: Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie schnelle Auffassungsgabe bei ERP- und CRM-Systemen.

Sprache & Persönlichkeit: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gepaart mit Diskretion, Teamgeist und einer verbindlichen Kommunikation.

Das bieten wir Ihnen

Wir suchen keine kurzfristige Zwischenlösung, sondern eine langfristige und verlässliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe:

Sicherheit & Struktur: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit geregelten Arbeitszeiten (38 Stunden/Woche, freitags bereits bis 14:00 Uhr).

Moderne Ausstattung: Hochwertiges technisches Equipment (HP EliteBook, Dual-Screen-Arbeitsplatz) in unserem modernen Büro in Viernheim.

Weiterentwicklung: Firmeninterne Schulungen sowie gezielte Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. zertifizierte MS-Office-Qualifizierungen mit vertraglich verankerter Gehaltssteigerung).

Kurze Wege: Flache Hierarchien, direkte Kommunikation mit der Geschäftsführung und ein kollegiales Arbeitsumfeld.

Nach erfolgreichem Abschluss der 6-monatigen Probezeit erwarten Sie zusätzlich umfangreiche Benefits:

Firmenfahrzeug (Opel) inklusive Privatnutzung (1%-Regelung) und Tankbudget

Diensthandy inklusive Privatnutzung

Sachbezugskarte (monatliche steuerfreie Aufladung plus Geburtstags-Extra)

Zukunftsvorsorge: Betriebliche Altersversorgung (bAV), betriebliche Krankenzusatzversicherung (bKV) sowie vermögenswirksame Leistungen (VL)

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf, Zeugnisse, frühestmöglicher Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung) direkt über unser Bewerbungsformular hier auf JOIN.