assistant administratif accueil direction prévention sécurité H/F - EC20969

assistant administratif accueil direction prévention sécurité H/F - EC20969

EEn poste au sein de la police municipale, vous serez chargé de l'accueil du public et des partenaires institutionnels. Vous accompagnerez le responsable d ... bligations et anticiperez les besoins quotidiens nécessaires d ... dre de ses activités professionnelles ainsi que les élus, le directeur le chef de la police municipale d ... emble des dossiers administratifs et projets de services.

Vous aurez à charge la planification et la préparation des commissions communales de sécurité des ERP et établirez les comptes-rendus des visites.

D ... dre des missions de la direction Prévention et Sécurité, vous serez chargé des missions suivantes :

MISSIONS ADMINISTRATIVES :

Préparer, saisir et mettre en forme tout document administratif rattaché aux activités de la Direction, comprenant également l'enregistrement, le suivi, la mise sous pli, l'envoi et le classement

• Gérer la messagerie générique rattachée au service (lecture, analyse, enregistrement, réponse ou propositions de réponse à la signature de l'élu(e) ou de sa hiérarchie, classement, -)
• Réception, diffusion et traitement du courrier destiné à la Direction
• Gérer les dossiers d'activités et de manifestations rattachés au service (relations avec les prestataires, partenaires et les services municipaux, besoins en matériel, consommables, bureautique, classement et archivage, -)
• Participer à toute réunion à la demande de sa hiérarchie
• Suivre et mettre à jour tout document utile à la bonne gestion administrative du service (rétro planning des activités, statistiques, documents de suivi, documents de présentation et d'informations -)
• Suivre la mise à jour des fichiers de contacts rattachés à la Direction ( ... rsonnalités en concertation avec le Secrétariat Général, fournisseurs, -)
• Répertorier et gérer les commandes de fournitures administratives rattachées à la Direction (papeterie, bureautique, -)
• Assister le responsable du pôle administratif pour la préparation du CLSPD et contribuer à la bonne organisation de ses groupes de travail (mise en forme des documents, préparation de la salle de réunion, comptes-rendus des réunions, organisation et planification des rencontres avec les intervenants
• Rédiger et traiter les courriers, arrêtés municipaux et documents divers
• Saisie et gestion de tous les actes et documents sur Ciril, Post office, AIRS Délib, Fluxnet, Outlook
• Suivre les dossiers de demandes d'expulsion locative en lien avec les bailleurs en cas de demande de la hiérarchie

SUIVI BUDGÉTAIRE :

• Suivre la gestion budgétaire du service (rédaction des bons de commandes, suivi et classement des factures sous formats dématérialisé, suivi et relances des commandes restant à livrer auprès des prestataires)

D ... dre des missions transversales et polyvalentes, vous aurez en charge :

GESTION ADMINISTRATIVE :

• Préparer, saisir et mettre en forme tout document administratif rattaché aux activités des services
• Accompagner, aider et assister au quotidien, le chef de service et le directeur (agenda, courriers, accueil téléphonique et physique)
• Commander et suivre les besoins en bureautique, consommables, matériel et fournitures (du service et des services à la population)
• Rédactions des courriers divers
• Gestion de la facturation et du suivi financier et budgétaire du service
• Suivre les recouvrements des titres de recettes inhérents aux dépôts sauvages
• Saisir les différents rendez-vous avec la hiérarchie pour le recrutement de nouveaux agents au sein de la Police Municipale, assurer le suivi et l'organisation

MARCHES :

• Suivre les échéances, classement et archivage des marchés de la direction et des documents

COMMUNICATION :

• Recueillir et centraliser l'ensemble des informations relatives aux services et gestion des différentes boite de réception sur Outlook
• Participer à certaines manifestations
• Mise à jour des informations et documentations du site internet de la Ville, dédié à la Police Municipale

MISSIONS POLYVALENTES :

• Accueil téléphonique et physique des usagers, partenaires, institutions, instances extérieures, services internes de la collectivité
• Participer à tous les temps forts des différents services (facturation aux usagers, inscriptions aux services à la population, etc-)