Office & Administration Manager (m/w/d)

Wir enwickeln branchenspezifische Software für die Menschen, die mittelständische Unternehmen jeden Tag voranbringen. ERP, CRM und KI-Services verbinden sich zu integrierten Lösungen, die komplexe Prozesse einfacher machen. Dabei ist Softengine mehr als Software: Es sind Menschen, die gemeinsam mit Menschen Lösungen entwickeln – auf Augenhöhe, verlässlich und mit Blick auf das, was heute zählt und morgen kommt.

Die Softengine befindet sich auf Wachstumskurs: Neue Standorte, wachsende Teams und sich stetig weiterentwickelnde Strukturen schaffen ein spannendes Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum. Damit im Hintergrund alles reibungslos läuft, suchen wir eine Person, die den Überblick über die organisatorischen und administrativen Themen der Softengine behält: von Fuhrpark und Zugangsmanagement über Versicherungen bis zur Koordination unserer verschiedenen Standorte. Du bist zentrale Ansprechperson für alles rund ums Office – und gestaltest diese Rolle von Beginn an aktiv mit.

Standort Berlin oder München, Vollzeit und unbefristet.

Starte ab sofort in einem hybriden Arbeitsmodell mit zwei Tagen vor Ort und drei Tagen Remote pro Woche.

Aufgaben

Verwaltung und Koordination des Fuhrparks, inklusive Verträgen und Ansprechpartner:innen

Einrichtung und Pflege von Zugängen sowie laufendes Zugangsmanagement für Mitarbeitende und Standorte

Versicherungsmanagement für die Holding – von der Vertragsübersicht bis zur Schadensregulierung

Unterstützung der Arbeitssicherheit in enger Zusammenarbeit mit unserem People-Team

Verwaltung und Koordination der verschiedenen Gruppenstandorte

Zentrale:r Ansprechpartner:in für alle administrativen und officebezogenen Themen im gesamten Konzern

Da sich die Holding-Struktur aktuell weiterentwickelt, wächst auch diese Rolle mit. Du hast die Möglichkeit, Prozesse von Anfang an mitzugestalten.

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Erste Erfahrung im Office Management, in der Verwaltung oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle

Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

Sicherer Umgang mit MS Office 365

Kommunikationsstärke und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen

Fließende Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

Flexibles Arbeiten: 2 Tage vor Ort, 3 Tage remote möglich

Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

Eine vielseitige Rolle mit hohem Gestaltungsspielraum in einer wachsenden Unternehmensgruppe

Einblick in die Strukturen und Standorte der gesamten Unternehmensgruppe

Unser Bewerbungsprozess

Erstgespräch (via Telefon) mit unserer Head of People Vanessa

Fachgespräch (via Video-Call) mit unserer Head of Finance Mareike

Persönliches Gespräch vor Ort

Wir geben dir nach jedem Gespräch innerhalb von 48h eine Rückmeldung.

Klingt nach deiner nächsten Rolle?

Du findest dich in dieser Beschreibung wieder, auch wenn du nicht jeden Punkt zu hundert Prozent erfüllst? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und ein paar Zeilen zu deiner Motivation. Wir melden uns zeitnah bei dir. Bei uns zählt der Mensch – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, einer Behinderung oder der sexuellen Identität freuen wir uns auf dich.

Deine Ansprechpartnerin:

Vanessa Bieling-Degenhardt, Head of People