GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET COMPTABLE - H/F

Description :

Sous la responsabilité de la Directrice Administrative, le/la Gestionnaire Administratif(ive) et Comptable assure les missions suivantes :

CONTRÔLE DES COMMANDES :

• Contrôler la bonne imputation des commandes via un visa d'engagement.
• Accompagner, conseiller et former les équipes aux bonnes règles d'engagement.

• Suivre la réception trimestrielle des prestations par les Responsables de secteur.

GESTION DE L'ARRIVÉE DES FACTURES SUR BONS DE COMMANDE DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES :

• Traiter les factures du SAS et de Chorus : s'assurer que les factures tombent correctement dans IKOS.
• Traiter les factures hors Chorus : scanner et placer les factures dans la GED (gestion documentaire).

SAISIE DES FACTURES SUR BON DE COMMANDE DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES :

• Enregistrer factures/Allouer les factures aux bons de commande/marchés.
• Demander la régularisation des bons de commande si nécessaire (montant ou objet de la prestation).

• Réceptionner et faire valider les factures. Relancer les valideurs si facture en attente.
• Procéder au solde du bon de commande une fois la facture visée.

SUIVI DES FACTURES PAR FOURNISSEUR DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES :

• Suivre la facturation et relancer mensuellement les prestataires si nécessaire en lien avec le service Financier.

RELATIONS FOURNISSEURS INTERVENANT AUPRÈS DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES :

• Gérer la boite mail : ouvrir, trier et répondre aux mails reçus.
• Répondre aux questions des fournisseurs (mail, téléphone, courrier.).

Profil recherché :

PROFIL :

• Niveau Bac à Bac +2
• Une expérience dans ce poste n'est pas requise

• Maîtrise des outils informatiques : Excel, IKOS, CHORUS, gestion de bases de données, etc.
• Comptabilité et réglementation / conformité :

• Capacité à suivre les budgets
• Maîtrise des principes comptables

• Capacité à s'assurer que l'entreprise respecte les obligations légales et les délais de règlement
• Prendre des décisions de manière autonome, tout en assurant le suivi des tâches sans nécessiter une supervision constante

• Organisation et gestion des documents administratifs (contrats, factures, correspondances.)
• Suivi des dossiers clients, fournisseurs, et des relances

• Capacité à examiner les données courantes pour identifier des tendances, des anomalies ou des opportunités d'amélioration
• Travailler en étroite collaboration avec d'autres parties prenantes de l'entreprise et avec les fournisseurs