pesonal assistant

Job Description

• Mengatur dan mengelola agenda, jadwal meeting, dan aktivitas harian atasan.
• Mengatur kebutuhan perjalanan dinas/udara atasan, termasuk pemesanan tiket pesawat, hotel, transportasi, dan itinerary perjalanan.
• Melakukan check-in penerbangan, memantau jadwal penerbangan, serta membantu perubahan atau penyesuaian jadwal apabila diperlukan.
• Menyiapkan itinerary perjalanan yang lengkap dan mudah dipahami.
• Mengingatkan jadwal penerbangan, meeting, check-in, dan agenda penting lainnya.
• Membantu mengatur kebutuhan perjalanan seperti airport transfer, bagasi, dan kebutuhan perjalanan lainnya.
• Membantu mencari informasi terkait penerbangan, hotel, lokasi meeting, dan kebutuhan perjalanan.
• Mengelola kalender dan jadwal menggunakan Google Calendar.
• Membuat dan mengelola dokumen menggunakan Google Docs, Google Sheets, dan Google Drive.
• Membantu membuat laporan, rekap data, dan kebutuhan administrasi lainnya.
• Melakukan follow-up dan koordinasi dengan internal maupun pihak eksternal.
• Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, jadwal, dan kebutuhan pribadi/profesional atasan.
• Menangani tugas administratif lainnya sesuai arahan atasan.

Requirements

• Minimal D3/S1, semua jurusan.
• Pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Secretary, Travel Consultant, Admin, atau posisi sejenis menjadi nilai tambah.
• Wajib terbiasa menggunakan Google Workspace, terutama Google Docs, Sheets, Drive, Calendar, dan Forms.
• Memahami proses booking dan perjalanan udara, termasuk tiket pesawat, check-in, perubahan jadwal, dan itinerary.
• Bersedia membantu mengatur perjalanan domestik maupun internasional.
• Bersedia mengikuti perjalanan dinas apabila dibutuhkan.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan mampu berkoordinasi dengan berbagai pihak.
• Teliti, cepat tanggap, rapi, dan mampu mengatur banyak agenda sekaligus.
• Mampu bekerja dengan jadwal yang dinamis dan menyesuaikan kebutuhan atasan.
• Responsif dan dapat dihubungi ketika terdapat kebutuhan pekerjaan yang urgent.
• Mampu menjaga kerahasiaan data dan informasi pribadi maupun perusahaan.
• Mampu bekerja secara mandiri, proaktif, dan memiliki problem-solving yang baik.
• Memiliki kemampuan bahasa Inggris minimal basic–intermediate, terutama untuk kebutuhan perjalanan internasional.

Preferred / Nilai Tambah

• Pernah mendampingi atau mengatur perjalanan direktur/manager/executive.
• Familiar dengan platform booking tiket dan hotel.
• Memahami prosedur airport, check-in, baggage, transit, dan boarding.
• Familiar dengan Monday.com, Notion, Slack, Trello, atau tools digital lainnya.
• Memiliki pengalaman mengatur perjalanan bisnis ke luar negeri menjadi nilai tambah besar.

Skills: Microsoft Excel, Customer Service, Microsoft Office, Administration, Data Entry, Office Administration, Microsoft Outlook, Google Sheets, Google Docs, Communication