Office Administrator

عن الشركة

هل ترغب في إحداث فرق، وتأثير، وتغيير حياة الناس؟ هل ترغب في العمل مع فريق يؤمن بكسر المألوف والممل والمتوسط؟

إذا كانت إجابتك نعم، فهذه هي الوظيفة التي تبحث عنها. نحن المنصة رقم 1 في السعودية لبيع تذاكر الفعاليات وحجز التجارب من حيث التكنولوجيا، والميزات، والمرونة، والإيرادات، حيث نخدم بعضاً من أكبر الفعاليات الضخمة في المملكة متجاوزين أكثر من 2 مليار عملية بيع.

المهام

• تقديم الدعم الإداري العام لضمان سير العمل في المكتب بسلاسة.
• إدارة وتوزيع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والطرود.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر لأعضاء الفريق.
• الحفاظ على مخزون المستلزمات المكتبية وتقديم طلبات الشراء عند الضرورة.
• التعامل مع الطلبات والاستفسارات الواردة من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وتحديد أولوياتها.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة.
• إدارة مرافق المكتب، بما في ذلك الصيانة والإصلاحات والأمن.
• التأكد من أن معدات المكتب مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات وأنظمة الاتصالات في حالة عمل جيدة.
• التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات للخدمات المتعلقة بالمكتب.
• تنفيذ وصيانة سياسات وإجراءات المكتب لضمان الكفاءة والالتزام بمعايير الشركة.
• دعم عملية Onboarding للموظفين الجدد، بما في ذلك إعداد محطات العمل وتوفير المعدات والموارد اللازمة.
• الحفاظ على السجلات والملفات الورقية والإلكترونية وتحديثها.
• ضمان سرية وأمن المعلومات والمستندات الحساسة.
• تطوير وتنفيذ أنظمة حفظ السجلات لتسهيل استرجاع المعلومات بسهولة.
• إجراء عمليات تدقيق منتظمة لضمان دقة البيانات والامتثال لسياسات ولوائح حفظ السجلات.
• تنسيق التخلص من السجلات وأرشفتها وفقاً لإرشادات الاستبقاء.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ وتعتبر الشهادات الإضافية أو التدريب في الإدارة المكتبية ميزة إضافية.
• خبرة مثبتة كـ Office Administrator، أو Office Assistant، أو دور مماثل.
• الإلمام بإجراءات إدارة المكاتب ومبادئ المحاسبة الأساسية.
• معرفة بمعدات المكتب وأنظمة الكمبيوتر.
• مهارات اتصال كتابية ولفظية قوية باللغة المحلية.
• إتقان استخدام برامج وتطبيقات المكتب.
• القدرة على التعامل مع المواقف العصيبة وحل النزاعات بفعالية.
• مهارات تنظيمية قوية، والقدرة على تعدد المهام وإدارة الوقت للتعامل مع مهام متعددة وتحديد أولوياتها وفقاً لذلك.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في أداء الواجبات الإدارية.
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
• قدرات ممتازة في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• مهارات اتصال لفظية وكتابية فعالة.
• القدرة على التفاعل باحترافية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين على جميع المستويات.
• توجه قوي نحو خدمة العملاء ومهارات التعامل مع الآخرين.
• القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة الفريق والتعاون مع الزملاء.
• القدرة على العمل في بيئة ديناميكية وسريعة الخطى.
• الاستعداد لتولي مسؤوليات جديدة والتكيف مع الأولويات المتغيرة.
• قدرة مثبتة على العمل بشكل مستقل وبأقل قدر من الإشراف.