Administrador comercial - Asistente de compras

Objetivo del puesto

Apoyar al Departamento de Compras en la gestión, seguimiento y control de las adquisiciones de mercancía, materiales y suministros de la empresa, asegurando que los pedidos sean procesados correctamente, recibidos dentro de los tiempos establecidos y debidamente documentados.

Funciones principales

Gestión de órdenes de compra

• Elaborar y registrar órdenes de compra de acuerdo con las solicitudes y autorizaciones correspondientes.
• Verificar cantidades, precios, códigos, descripciones y condiciones comerciales antes de procesar los pedidos.
• Mantener actualizado el registro de órdenes de compra abiertas, recibidas y pendientes.

Seguimiento a proveedores

• Mantener comunicación constante con proveedores nacionales e internacionales.
• Solicitar cotizaciones, disponibilidad de productos y tiempos de entrega.
• Dar seguimiento a pedidos desde su confirmación hasta su entrega.
• Solicitar actualizaciones sobre mercancía atrasada o pendiente.
• Informar oportunamente cualquier retraso, diferencia o inconveniente relacionado con los pedidos.

Cotizaciones y comparación de precios

• Solicitar cotizaciones a diferentes proveedores.
• Elaborar cuadros comparativos de precios, tiempos de entrega y condiciones comerciales.
• Apoyar en la búsqueda de mejores alternativas de compra.
• Mantener actualizados los precios y condiciones ofrecidas por los proveedores.

Control de inventario y reposición

• Revisar niveles de inventario y apoyar en la identificación de productos que requieren reposición.
• Dar seguimiento a productos con bajo inventario, alta rotación o riesgo de agotarse.
• Apoyar al responsable de compras en la preparación de pedidos de reposición.
• Verificar que las cantidades solicitadas sean consistentes con las necesidades de inventario y ventas.

Coordinación con almacén

• Informar al almacén sobre mercancía próxima a recibirse.
• Verificar que la mercancía recibida corresponda con la orden de compra.
• Dar seguimiento a diferencias de cantidades, productos incorrectos, mercancía dañada o faltantes.
• Coordinar con el proveedor la solución de cualquier discrepancia.

Documentación y facturación

• Recibir, revisar y organizar facturas, órdenes de compra, cotizaciones, notas de crédito y demás documentos relacionados.
• Verificar que las facturas coincidan con los precios y cantidades acordados.
• Remitir la documentación correspondiente al Departamento de Contabilidad.
• Mantener los expedientes de compras debidamente organizados y actualizados.

Compras internacionales

• Dar seguimiento a órdenes de compra internacionales.
• Solicitar y organizar facturas comerciales, packing lists y demás documentación relacionada con los embarques.
• Mantener comunicación con proveedores, agentes de carga y demás partes involucradas.
• Actualizar fechas estimadas de producción, despacho, embarque y llegada de mercancía.
• Informar sobre posibles retrasos que puedan afectar el abastecimiento.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad 3 años de experiencia
• Edad: entre 25 y 40 años
• Conocimientos: Contabilidad

Palabras clave: administrator, salesman, saleswoman, seller, vendedor, comercial, salesperson, ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, shopping, purchases, orders, adquisicion, compras