Office Manager / Office Administrator

Twoja przyszła firma Dla naszego Klienta, międzynarodowej firmy działającej w dynamicznym środowisku technologicznym, poszukujemy osoby na stanowisko Office Manager / Office Administrator , która przejmie odpowiedzialność za codzienne funkcjonowanie warszawskiego biura.

Poszukujemy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i proaktywnej, która sprawnie zadba zarówno o bieżące potrzeby pracowników i gości, jak również o procesy administracyjne, dokumentację, wydarzenia oraz sprawne funkcjonowanie przestrzeni biurowej.

Oferta

Stabilna praca w nowoczesnym biurze w Warszawie, w okolicy Ronda Daszyńskiego .

Elastyczne rozpoczęcie pracy pomiędzy 8:00 a 10:00 .

Możliwość korzystania z dni pracy zdalnej przy realizacji zadań back-office'owych niewymagających obecności w biurze.

Brak formalnego dress code'u.

Praca w międzynarodowej kulturze organizacyjnej i codzienny kontakt z osobami z różnych zespołów i krajów.

Wsparcie podczas wdrożenia oraz dostęp do istniejących procesów i narzędzi.

Daily tasks

• Kompleksowa organizacja codziennego funkcjonowania biura oraz dbanie o komfort pracowników i gości.
• Obsługa recepcji, organizacja wizyt oraz bieżące wsparcie pracowników w sprawach administracyjnych.
• Koordynacja zamówień, zaopatrzenia i wyposażenia biura oraz współpraca z dostawcami.
• Obsługa faktur i ich prawidłowego obiegu w wewnętrznych systemach, weryfikacja dokumentów oraz monitorowanie procesu ich akceptacji i rozliczenia.
• Koordynacja korespondencji i obiegu dokumentów, w tym wsparcie administracyjne HR oraz onboardingu nowych pracowników.
• Organizacja wydarzeń, spotkań i inicjatyw dla pracowników.
• Wsparcie podczas audytów BHP i bezpieczeństwa oraz dbanie o zgodność procesów biurowych z obowiązującymi procedurami.

Requirements

Doświadczenie w obszarze office managementu, administracji lub koordynacji biura.

Samodzielna organizacja pracy biura oraz pracy z fakturami i dokumentacją finansowo-administracyjną.

Proaktywne podejście do rozwiązywania bieżących problemów.

Asertywność oraz umiejętność zarządzania oczekiwaniami pracowników.

Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.

Znajomość języka angielskiego na poziomie B2/C1 , umożliwiająca swobodną komunikację w międzynarodowym środowisku pracy.

Praktyczna znajomość pakietu MS Office.

Otwartość na pracę w międzynarodowym środowisku technologicznym.

Must have: Office management, CA, MS Office, Proactivity, Communication skills