Facility /Receptie FR+NL+ENG

Instaan voor het ophalen en verdelen van de post drie keer per week. Beheren van inkomende en uitgaande expreszendingen en aangetekende post. Opzoeken van niet-bezorgde poststukken. Ervoor zorgen dat alle post binnen dezelfde week wordt geleverd. Verzenddiensten

- Ondersteuning bieden aan de verzendactiviteiten tijdens de operationele uren.

- Controleren of verpakkingen voldoen aan de voorschriften voor zendingen buiten de EU. Commerciële facturen valideren voor douaneformaliteiten. Wagenparkbeheer

• De Diageo-voertuigendatabank (Ayvens) up-to-date houden.
• Voertuigaanvragen voor nieuwe medewerkers verwerken.

Brandstofkaarten beheren en maandelijkse factuurcontroles uitvoeren.

• - - Onderhoudsbeurten, technische keuringen en vervangwagens coördineren.

- HR en Finance informeren voor de opvolging van het voordeel van alle aard (Benefit in Kind). Beheer van mobiele telefonie

• Orange-abonnementen beheren.
• Toestellen registreren en opvolgen.

- Bestellingen van medewerkers verwerken.

- Gebruiksrapporten bezorgen aan Diageo. Gebouwenbeheer

• Ervoor zorgen dat beide locaties schoon, veilig en volledig operationeel blijven.

- De schoonmaakstandaarden controleren.

• Technische defecten melden via de juiste kanalen.

Regelmatige inspecties van de werkruimtes uitvoeren. Receptie & Communicatie

- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en externe partijen.

• De facility FAQ beheren en vragen beantwoorden.

- De telefooncentrale bedienen in het Nederlands, Frans en Engels.

- Oproepen efficiënt doorverbinden en algemene informatie verstrekken.

• Medewerkers informeren over de aankomst van bezoekers.
• Toegangsprocedures en bezoekersprotocollen coördineren.

Administratie & Veiligheid

• Sleutel- en toegangsbeheer

- Een volledig overzicht van sleutels en badges bijhouden.

- Alle uitgiftes en terugnames registreren.

• Een strikte controle op duplicaten waarborgen.

- Beveiligingsincidenten onmiddellijk melden.

- Ervoor zorgen dat er geen niet-geregistreerde sleutels in omloop zijn. Beheer van kantoorbenodigdheden

- Wekelijks de voorraad controleren en aanvullen.

• Gedrukte documenten, toners en kantoormateriaal verdelen.

- Zorgen voor voldoende voorraadniveaus. Leverancierscoördinatie & Financiële Opvolging

• Fungeren als belangrijkste contactpersoon voor externe leveranciers zoals Shurgard (opslag), Ayvens (wagenpark) en Orange (telecommunicatie).

- Samenwerken met het team in Amsterdam voor aanvragen met betrekking tot het wagenpark, contractbeheer en rapporteringen.

• De opvolging van leveranciersdossiers en administratieve processen verzekeren.
• Talen: Uitstekende beheersing van het Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

- Ervaring: Minimaal 2 jaar ervaring binnen facilitaire diensten, receptie of administratieve coördinatie.

• Vaardigheden: Uitstekende organisatorische vaardigheden; in staat om prioriteiten te beheren over twee locaties; sterk oog voor detail; proactieve en oplossingsgerichte ingesteldheid; uitstekende communicatieve vaardigheden in de omgang met verschillende stakeholders.