Office Manager / Organisation (m/w/d) – Teilzeit 20–25h – Leipzig (Kaufmann/-frau - Büromanagement)
Wir suchen eine Person, die uns im Büro den Rücken freihält.
Terminorganisation, E-Mail-Management, Vorbereitung von Unterlagen und das Nachhalten von Themen sind zentrale Bestandteile der Aufgabe. Es handelt sich nicht um klassische Sachbearbeitung, sondern um eine organisatorische Rolle mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung.
Sie tragen dazu bei, dass im Arbeitsalltag Abläufe funktionieren und nichts untergeht.
Ihre Aufgaben:
- Planung und Vorbereitung von Terminen
- Vorsortierung, Priorisierung und Nachverfolgung von E-Mails
- Entgegennahme und Koordination von Telefonaten sowie eigenständige Abstimmung mit Kunden und Partnern
- Strukturierung und Vorbereitung von Unterlagen und Angeboten
- Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagestrukturen
- Nachhalten offener Themen und Fristen
Ergänzend:
- Unterstützung bei einfachen buchhalterischen Tätigkeiten
- Einholen, Aufbereiten und Weiterverarbeiten von Post und digitalen Dokumenten der Gesellschaften
Ihr Profil:
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit CRM- oder Verwaltungsprogrammen (z. B. IPlanner oder vergleichbar)
- Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Diskretion
- Freude daran, Ordnung in Abläufe zu bringen und Themen konsequent nachzuhalten
Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung Erweiterte Kenntnisse: Social-Media-Kommunikation, Kundenberatung, -betreuung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Postbearbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Textverarbeitung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Sachbearbeitung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office) Zwingend erforderlich: Stammdatenpflege