assistant directeur général H/F - EC20230

assistant directeur général H/F - EC20230 Au sein de la Direction Générale des Services, et d ... dre d'un travail en binôme, vos missions portent sur plusieurs volets :

Assistance du Directeur Général des Services

• Gestion proactive de l'agenda (réunions/déplacements, prise de rendez-vous, gestion des priorités/urgences).
• Accueil physique et téléphonique (réception, traitement, et diffusion de l'information-).
• Rédaction et mise en forme de documents, gestion des fichiers contacts.

Gestion administrative et suivi des dossiers

• Réception, tri et enregistrement quotidien du courrier sur le logiciel Zeendoc.
• Gestion des boîtes mails du DGS et de la Communauté d’Agglomération, des réservations de salles et des congés.
• Vérification des circuits de signature, suivi des décisions du Maire/Président et des délégations de signatures.
• Classement et archivage des dossiers.

Suivi et organisation des conseils municipaux

• Interface avec le DGS et les services pour la centralisation des projets, relance pour le respect des délais, pré-relecture, vérification des circuits de validation et établissement de l’ordre du jour.
• Mise en forme des délibérations, diffusions dématérialisées au contrôle de légalité.
• Envoi des convocations d ... élais réglementaires.
• Contrôle de l’affichage des délibérations et archivage.
• Prise de note et rédaction des procès-verbaux.
• Suivi des registres des conseils, des désignations aux commissions et des conventions.