Backoffice, Seminarmanagement & digitale Workflows (m/w/d)

Teilzeit (20–30 Stunden/Woche) | Hybrid / Remote | Raum Ratingen / Düsseldorf Stellenbeschreibung Wir sind Vivere Vital – ein herzliches, innovatives und wachsendes Unternehmen, das Yoga- und Achtsamkeitsretreats, Seminare und Bildungsurlaube an besonderen Orten wie Klöstern, der Nord- und Ostsee organisiert. Damit hinter den Kulissen alles gut ineinandergreift, suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unser Team im Backoffice, in der Seminarorganisation und bei der Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsabläufe unterstützt. Wir wünschen uns ein echtes Organisationstalent mit Kommunikationsgeschick, Eigeninitiative und Freude daran, Zusammenhänge zu erkennen, mitzudenken und gemeinsam neue Lösungen zu entwickeln. Dabei setzen wir zunehmend auf moderne digitale Anwendungen und KI-gestützte Workflows, um unsere Abläufe effizienter und einfacher zu gestalten. Eine strukturierte Einarbeitung ist für uns selbstverständlich. Ihre Aufgaben Organisation und Koordination unserer Seminar- und Buchungsabläufe Bearbeitung von Buchungen, Rechnungen, E-Mails und Teilnehmendenanfragen Freundliche und verbindliche Kommunikation mit Teilnehmenden, Seminarleitungen und Seminarhäusern Pflege, Verwaltung und Veröffentlichung unserer Seminarangebote im Online-Shop Unterstützung bei der Vorbereitung und Beantragung von Bildungsurlaub-Anerkennungen Koordination von Terminen, Unterlagen und organisatorischen Abläufen Pflege von Datenbanken und Dokumenten sowie Arbeiten mit Microsoft Office Mitgestaltung und Optimierung unserer digitalen Workflows , auch mithilfe moderner KI-Tools und Automatisierungen Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Strukturen und Prozesse Optional: vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater und Lohnbuchhaltung Was Sie mitbringen Erfahrung in Büroorganisation, Verwaltung oder vergleichbaren Tätigkeiten Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Freude am Mitdenken Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und ein verbindliches Auftreten Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Anwendungen Offenheit und Neugier für KI-Tools, Automatisierung und moderne Arbeitsweisen – Vorkenntnisse sind willkommen, aber keine Voraussetzung Selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise und Teamgeist Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Idealerweise Erfahrung mit WordPress, WooCommerce oder digitalen Buchungssystemen Besonders wichtig ist uns: Sie sehen nicht nur einzelne Aufgaben, sondern auch die Zusammenhänge dahinter. Sie erkennen, wo Abläufe verbessert werden können, bringen eigene Ideen ein und haben Freude daran, gemeinsam mit uns etwas zu bewegen. Das bieten wir Hybrides Arbeiten überwiegend im Homeoffice , hin und wieder persönliches Teamtreffen in Ratingen Flexible Arbeitszeitmodelle mit 20–30 Wochenstunden Eine strukturierte und persönliche Einarbeitung Ein herzliches, wertschätzendes Team und eine angenehme Arbeitsatmosphäre Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und gegenseitiges Vertrauen Raum für Eigeninitiative, kreative Ideen und persönliche Weiterentwicklung Moderne digitale Arbeitsweisen und Offenheit für neue Technologien Eine abwechslungsreiche, sinnstiftende Tätigkeit in einem wachsenden Unternehmen Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Sie haben Freude daran, Menschen und Abläufe zu koordinieren, arbeiten gerne eigenverantwortlich und möchten gemeinsam mit uns wachsen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen! Bitte senden Sie uns eine kurze Bewerbung mit Informationen zu Ihrer bisherigen Erfahrung, Ihrem möglichen Eintrittstermin, Ihrer gewünschten Wochenarbeitszeit und Ihrer Gehaltsvorstellung als monatliches Bruttogehalt . Vivere Vital – Gemeinsam organisieren, gestalten und wachsen. Gehalt: 15,00€ - 20,00€ pro Stunde Erwartete Arbeitsstunden: 20.0–30.0 pro Woche Leistungen: Betriebliche Weiterbildung Flexible Arbeitszeiten Mitarbeiter-Rabatt Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 40882 Ratingen