Executive Assistant

Σχετικά με την εταιρεία

Η Vitromed αναζητά έναν/μία οργανωτικό/ή, δυναμικό/ή και υπεύθυνο/η Executive Assistant, με σκοπό την παροχή ολοκληρωμένης διοικητικής, οργανωτικής και επιχειρησιακής υποστήριξης στον Διευθύνοντα Σύμβουλο της εταιρείας.

Καθήκοντα

Διοικητική και Οργανωτική Υποστήριξη

• Παροχή καθημερινής διοικητικής και οργανωτικής υποστήριξης στον Διευθύνοντα Σύμβουλο.
• Διαχείριση και συντονισμός του ημερολογίου, των επαγγελματικών συναντήσεων και των υποχρεώσεων του CEO.
• Οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών, κρατήσεων, μετακινήσεων και αναλυτικών προγραμμάτων ταξιδιού.
• Διαχείριση επαγγελματικής αλληλογραφίας, ηλεκτρονικών μηνυμάτων και εμπιστευτικών εγγράφων.
• Λειτουργία ως βασικό σημείο επικοινωνίας μεταξύ του CEO, των εσωτερικών τμημάτων, των συνεργατών του εξωτερικού και των εξωτερικών επιχειρηματικών συνεργατών.
• Πρόβλεψη αναγκών της Διοίκησης και προληπτική υποστήριξη των καθημερινών επιχειρησιακών δραστηριοτήτων.
• Αποτελεσματική διαχείριση χρόνου και ιεράρχηση των προτεραιοτήτων της Διοίκησης.

Εταιρικές Παρουσιάσεις και Αναφορές Διοίκησης

• Συνεργασία με διαφορετικά τμήματα της εταιρείας για τη συλλογή, συγκέντρωση και οργάνωση πληροφοριών που απαιτούνται για τις παρουσιάσεις της Διοίκησης.
• Υποστήριξη του CEO στην προετοιμασία υλικού για συνέδρια, διοικητικές συναντήσεις και στρατηγικές επιχειρηματικές συζητήσεις.

Συντονισμός Συναντήσεων

• Οργάνωση και συντονισμός διοικητικών συναντήσεων και επαγγελματικών ραντεβού.
• Προετοιμασία ημερήσιας διάταξης, πρακτικών συναντήσεων και καταγραφής ενεργειών προς υλοποίηση.
• Συντονισμός της επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων για την έγκαιρη ολοκλήρωση των προτεραιοτήτων της Διοίκησης.
• Υποστήριξη του CEO στην παρακολούθηση βασικών επιχειρησιακών δραστηριοτήτων και στρατηγικών πρωτοβουλιών.
• Οργάνωση και τήρηση αρχείου διοικητικής αλληλογραφίας, παρουσιάσεων και αναφορών.

Απαιτήσεις

Ο/Η ιδανικός/ή υποψήφιος/α θα πρέπει να διαθέτει εξαιρετικές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες, άριστη γνώση της αγγλικής γλώσσας και προχωρημένες γνώσεις Microsoft PowerPoint και Excel.

Η θέση απαιτεί επαγγελματισμό, εχεμύθεια, ευελιξία, αναλυτική σκέψη και ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων σε ένα δυναμικό, διεθνές επιχειρηματικό περιβάλλον.

Απαραίτητα Προσόντα

• Πτυχίο Ανώτατης Εκπαίδευσης στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, τα Οικονομικά, την Επικοινωνία ή σε συναφές αντικείμενο.
• Προηγούμενη επαγγελματική εμπειρία ως Personal Assistant, Executive Assistant ή σε αντίστοιχη θέση υποστήριξης ανώτερων διοικητικών στελεχών.
• Απαραίτητη η προχωρημένη γνώση Microsoft Excel
• Διαχείριση ευαίσθητων επιχειρησιακών πληροφοριών με απόλυτη εχεμύθεια και διακριτικότητα.
• Άριστη γνώση της αγγλικής γλώσσας, τόσο στον γραπτό όσο και στον προφορικό λόγο, αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση.
• Άριστη γνώση της ελληνικής γλώσσας, στον γραπτό και προφορικό λόγο.
• Πολύ καλή γνώση Microsoft Word, Powerpoint, Outlook και Teams.

Επιθυμητά Προσόντα

• Η γνώση οποιασδήποτε επιπλέον ξένης γλώσσας θα θεωρηθεί σημαντικό πλεονέκτημα.
• Προηγούμενη εμπειρία στην υποστήριξη ανώτατων διοικητικών στελεχών (C-level executives).
• Εμπειρία εργασίας σε διεθνές ή πολυεθνικό επιχειρηματικό περιβάλλον.
• Εξοικείωση με εργαλεία διαχείρισης έργων, όπως το Asana.
• Προηγούμενη εμπειρία στον κλάδο των ιατροτεχνολογικών προϊόντων, της υγείας ή της βιομηχανικής παραγωγής θα θεωρηθεί επιπλέον προσόν.

Παροχές

Παροχές

• Ανταγωνιστικό πακέτο αποδοχών, ανάλογα με τα προσόντα και την εμπειρία.
• Ιδιωτική ομαδική ασφάλιση υγείας.
• Καθημερινή παροχή γεύματος από την εταιρεία.
• Ευκαιρίες επαγγελματικής ανάπτυξης και εξέλιξης.
• Δυναμικό και συνεργατικό εργασιακό περιβάλλον.