Sekretaris

WE ARE HIRING

EXECUTIVE ASSISTANT TO FOUNDER

PT Cipta Usaha Anak Negeri — CuanX 📍 Penempatan: DKI Jakarta Full Time | On-Site

Kami membuka kesempatan bagi profesional yang memiliki integritas tinggi, cerdas, komunikatif, terorganisir, memiliki professional presence yang kuat, serta mampu bekerja secara cepat dan teliti untuk bergabung sebagai:

EXECUTIVE ASSISTANT TO FOUNDER

Posisi ini akan bekerja secara langsung mendampingi Founder dalam pengelolaan agenda, komunikasi, koordinasi, dokumentasi, perjalanan, serta memastikan berbagai keputusan dan pekerjaan penting mendapatkan tindak lanjut yang tepat.

Karena posisi ini juga dapat mendampingi Founder dalam pertemuan bisnis, kegiatan perusahaan, perjalanan dinas, serta interaksi dengan mitra dan stakeholder, kandidat diharapkan memiliki penampilan yang sangat rapi, menarik dan representatif, well-groomed, percaya diri, serta memiliki etika dan kemampuan komunikasi profesional yang sangat baik.

TUGAS & TANGGUNG JAWAB

• Mengatur dan mengelola agenda harian Founder, termasuk meeting, appointment, perjalanan dan kegiatan penting lainnya.
• Membantu menentukan dan mengelola prioritas agenda agar waktu Founder digunakan secara efektif.
• Menyiapkan kebutuhan sebelum meeting: agenda, dokumen, data, materi presentasi dan informasi pendukung.
• Membuat Minute of Meeting (MoM), mencatat keputusan, PIC, target dan deadline.
• Melakukan follow-up kepada pihak internal maupun eksternal atas arahan dan keputusan Founder.
• Memantau pekerjaan yang didelegasikan dan memberikan laporan progres secara terstruktur.
• Mengelola komunikasi dan korespondensi profesional dengan manajemen, mitra bisnis, vendor, konsultan dan stakeholder.
• Mengelola surat, dokumen, arsip, laporan dan informasi penting secara sistematis.
• Mengatur perjalanan dinas, tiket, hotel, transportasi, jadwal pertemuan dan kebutuhan perjalanan lainnya.
• Mendampingi Founder pada meeting, perjalanan atau kegiatan perusahaan apabila diperlukan.
• Menjadi penghubung profesional antara Founder dan berbagai pihak tanpa mengambil keputusan di luar kewenangan.
• Menyiapkan informasi yang ringkas dan relevan untuk mendukung pengambilan keputusan.
• Menjaga seluruh informasi pribadi Founder, strategi perusahaan, transaksi, dokumen dan pembicaraan dengan kerahasiaan yang sangat tinggi.

KEMAMPUAN YANG HARUS DIKUASAI

Executive & Administrative Skills

• Calendar & Schedule Management
• Meeting Management
• Minute of Meeting (MoM)
• Task & Deadline Tracking
• Business Correspondence
• Document & Filing Management
• Travel Arrangement
• Executive Communication & Coordination

Digital Skills

• Microsoft Word, Excel & PowerPoint
• Google Docs, Sheets, Drive & Calendar
• Email Management
• Zoom / Google Meet
• Aplikasi task & productivity management
• Pemanfaatan AI untuk pekerjaan administratif, penyusunan draft, rangkuman informasi dan riset awal menjadi nilai tambah.

KUALIFIKASI & PERSONAL ATTRIBUTES

Professional Presence & Personal Presentation

Posisi ini membutuhkan kandidat yang dapat merepresentasikan Founder dan perusahaan secara profesional.

Kandidat diharapkan:

• Memiliki penampilan menarik, profesional, rapi, elegan dan well-groomed.
• Memiliki professional presence yang kuat dan percaya diri.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang sangat baik.
• Memahami etika, tata krama dan cara membawa diri dalam lingkungan profesional.
• Nyaman berinteraksi dengan eksekutif, mitra bisnis dan stakeholder dari berbagai level.
• Mampu menyesuaikan penampilan dan komunikasi dengan konteks meeting maupun acara formal perusahaan.

Pengalaman sebagai model profesional, cabin crew, hospitality, public relations, corporate frontliner, executive assistant, atau pekerjaan lain yang membutuhkan personal presentation dan komunikasi profesional menjadi nilai tambah.

Pengalaman modeling bukan persyaratan wajib. Yang kami utamakan adalah kombinasi professional presence, kecerdasan, komunikasi, integritas dan kemampuan bekerja.

Kompetensi Utama

• Integritas dan kejujuran tinggi.
• Menjaga kerahasiaan dan privasi.
• Cerdas, cepat belajar dan cepat memahami instruksi.
• Sangat teliti dan detail-oriented.
• Terorganisir dan mampu melakukan multitasking.
• Memiliki problem solving dan logical thinking yang baik.
• Proaktif tanpa melampaui kewenangan.
• Memiliki manajemen waktu dan prioritas yang baik.
• Tenang menghadapi perubahan agenda dan pekerjaan mendadak.
• Memiliki emotional maturity yang baik.
• Profesional, sopan dan memiliki interpersonal skill yang kuat.

Kualifikasi Umum

• Pendidikan minimal D3/S1 atau sederajat.
• Pengalaman sebagai Executive Assistant, Personal Assistant, Secretary atau posisi relevan menjadi nilai tambah.
• Fresh graduate dengan kompetensi dan potensi yang sangat baik dapat dipertimbangkan.
• Bahasa Indonesia lisan dan tulisan sangat baik.
• Kemampuan Bahasa Inggris aktif menjadi nilai tambah.
• Bersedia full-time dan on-site di Jakarta Selatan.
• Bersedia melakukan perjalanan dinas apabila diperlukan.

TAHAP SELEKSI

1. Administrative & CV Screening

Penilaian CV, pendidikan, pengalaman, kompetensi dan kesesuaian kandidat.

1. Video Introduction & Professional Profile

Kandidat diminta mengirimkan video singkat 3–5 menit berisi:

• Perkenalan diri
• Pendidikan dan pengalaman
• Keahlian utama
• Pengalaman pekerjaan yang paling relevan
• Pengalaman menghadapi pekerjaan dengan prioritas tinggi
• Alasan tertarik menjadi Executive Assistant to Founder
• Kontribusi yang dapat diberikan apabila bergabung

Video tidak membutuhkan editing profesional. Kami ingin melihat kemampuan komunikasi, kepercayaan diri, cara menyampaikan informasi dan professional presence kandidat secara natural.

1. Written Test & Executive Assistant Case Study

Mengukur:

• Komunikasi tertulis
• Ketelitian
• Logika & problem solving
• Prioritization
• Calendar management
• Minute of Meeting
• Business correspondence
• Microsoft Office / Google Workspace
• Pemanfaatan AI & productivity tools

1. Interview & Competency Assessment

Menilai cara berpikir, komunikasi, integritas, confidentiality, emotional maturity, problem solving, professional etiquette dan kemampuan bekerja dalam situasi dinamis.

1. Final Interview with Founder

Kandidat terbaik akan menjalani interview langsung dengan Founder untuk menilai chemistry profesional, pola komunikasi, judgment, kecepatan memahami instruksi, kepercayaan dan kesesuaian cara bekerja.

1. Reference & Background Check

Verifikasi referensi dan riwayat profesional kandidat terpilih.

1. Offering & Probation

Kandidat yang lolos akan menerima penawaran kerja dan menjalani masa percobaan sesuai kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku.

OUR CORE VALUES

Integrity • Confidentiality • Intelligence • Accuracy • Speed • Initiative • Professional Presence

Kami tidak hanya mencari seseorang yang mampu mengatur jadwal.

Kami mencari Executive Assistant yang dapat menjadi support system profesional bagi Founder — mampu berpikir, mengorganisasi, berkomunikasi, menjaga kepercayaan, serta merepresentasikan profesionalisme Founder dan perusahaan dengan baik.

PT CIPTA USAHA ANAK NEGERI

Skills: Communication Skills, Customer Service, Leadership, Scheduling, Microsoft 365, Marketing Communications, Google Docs, Organizational Skills, Analytical Skills, Communication, Microsoft Outlook, Secretarial Skills, Time Management, Microsoft Office, Google Sheets, Public Speaking, Administration