Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit HR-Schwerpunkt (Büroassistent/in)

Für unseren Mandanten, ein erfolgreiches und wachstumsorientiertes Unternehmen aus dem Bereich der erneuerbaren Energien, suchen wir im Rahmen der Personalvermittlung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit HR-Schwerpunkt. Diese Position bietet weit mehr als klassische Assistenzaufgaben. Gesucht wird eine vertrauensvolle und organisationsstarke Persönlichkeit, die als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern agiert. Neben der Unterstützung der Geschäftsleitung übernehmen Sie Verantwortung für administrative Personalthemen, begleiten interne Prozesse und wirken aktiv an der Weiterentwicklung von Strukturen und Abläufen mit. Die Position ist langfristig angelegt und bietet die Möglichkeit, sich in einer verantwortungsvollen Schlüsselrolle nachhaltig im Unternehmen zu etablieren. Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit HR-Schwerpunkt

Ihre Aufgaben:

• Sie

unterstützen die Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgen für einen reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse

• Sie

koordinieren Termine, Besprechungen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen und behalten dabei Fristen, Prioritäten und Abläufe zuverlässig im Blick

• Sie

erstellen Präsentationen, Statistiken, Auswertungen, Protokolle und weitere geschäftsrelevante Unterlagen für interne und externe Zwecke

• Sie

übernehmen die professionelle Korrespondenz und fungieren als zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Kontakte

• Sie

unterstützen bei bereichsübergreifenden Projekten und bringen eigene Ideen zur Optimierung von Prozessen und Strukturen ein

• Sie

betreuen administrative Personalprozesse entlang des gesamten Employee Lifecycles.

• Sie

pflegen Personalstammdaten, Personalakten und sorgen für eine sorgfältige Dokumentation personalrelevanter Vorgänge

• Sie

koordinieren das Bewerbermanagement und organisieren Vorstellungsgespräche in enger Abstimmung mit den Fachbereichen

• Sie

erstellen Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere personalbezogene Dokumente.

• Sie

begleiten Onboarding- und Offboarding-Prozesse und sorgen für eine professionelle Betreuung neuer sowie ausscheidender Mitarbeitender

• Sie

stehen Mitarbeitenden als vertrauensvolle Ansprechperson für administrative HR-Fragestellungen zur Verfügung

• Sie

unterstützen bei der Verwaltung und Pflege von Benutzer- und Systemdaten sowie bei organisatorischen IT-Themen

• Sie

koordinieren die Bereitstellung von technischem Equipment und begleiten den Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden aus administrativer Sicht

• Sie

pflegen Dokumentationen, Übersichten und Ablagestrukturen und stellen eine hohe Datenqualität sicher

• Sie

übernehmen eigenverantwortlich Sonderaufgaben und tragen aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens bei

Ihre Qualifikationen:

• Sie

verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

• Sie

bringen Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung, Personaladministration, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position mit

• Sie

besitzen idealerweise Kenntnisse im Personalwesen und haben bereits erste Berührungspunkte mit arbeitsrechtlichen Fragestellungen

• Sie

arbeiten strukturiert, eigenständig und behalten auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick

• Sie

zeichnen sich durch ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit aus

• Sie

verfügen über sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office beziehungsweise Microsoft 365.

• Sie

bringen eine hohe Affinität zu digitalen Prozessen, Systemen und administrativen Abläufen mit

• Sie

überzeugen durch Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und eine ausgeprägte Serviceorientierung

• Sie

schätzen die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und übernehmen gerne Verantwortung

• Sie

möchten sich langfristig in einer vielseitigen und verantwortungsvollen Rolle entwickeln

• Unbefristete

Festanstellung mit attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten

• Direkte

Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Einbindung in strategisch relevante Themen

• Eine

verantwortungsvolle Schlüsselposition mit hohem Gestaltungsspielraum und großem Vertrauen

• Ein

abwechslungsreiches Aufgabengebiet an den Schnittstellen von Assistenz, Personalwesen und Administration

• Eine

strukturierte und umfassende Einarbeitung durch die aktuelle Stelleninhaberin im Rahmen einer langfristigen Nachfolgeplanung

• Die

Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten

• Kurze

Entscheidungswege, flache Hierarchien und ein familiäres Arbeitsumfeld

• Eine

langfristige Perspektive in einem wirtschaftlich stabilen und wachsenden Unternehmen

• 30

Urlaubstage sowie flexible Arbeitszeiten

• Moderne

Arbeitsausstattung inklusive Laptop und Firmenhandy

• Eine

zukunftssichere Tätigkeit in einer nachhaltigen Branche mit direktem Bezug zur Energiewende

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