Secrétaire / secrétaire de direction (H/F)

Nous vous proposons d'intégrer l'équipe de la Direction Générale dans le cadre d'un CDI temps plein à pourvoir dès que possible.Au sein de la Direction Générale, l'Assistant(e) du Directeur Général doit être en mesure d'assurer les tâches confiées sous délégation. Il/Elle doit travailler en liaison et coordination avec les différents services, afin d'organiser au mieux le secrétariat de la direction générale.Vos missions principales seront :Assurer le Secrétariat du Directeur Général :Gestion du courrier, prise de note, gestion des appels et rendez-vous, accueil et orientation des visiteurs, etc.Organisation de différents évènements d'entreprise :Réunion du Conseil d'Administration et Assemblée Générale (8/an) :Participation et rédaction du compte-renduCommission Médicale d'Établissement (8/an) :Organisation, réalisation Ordre du Jour et organisation ponctuelle de vote.Organisation des déjeuners réunions des médecins chefs de service du DPA (1/mois).Organisation d'autres évènements ponctuelsRéalisation des différents Ordre du Jour et leur planification :Comité de Direction Générale élargi : 1 par moisComité de Direction Générale restreint : 1 par moisComité de Direction Adultes : 1 par moisCollège médical : 2 par moisGestion des astreintes :Astreintes médicales : planification et envoi d'une liste d'astreinte établie en fonction des souhaits des participants (30pers), action semestrielle.Gardes et astreintes hebdomadaires : diffusion des listes aux responsables d'unité.Suivi Internes, Médecins Assistants et Docteur Junior :Relations avec l'AP-HP et l'ARS.Demande d'agréments.Suivi sur PAPS Ile de France.Suivi des internes :->Arrivée : création Windows, Cortexte et formation Cortexte.->Suivi congés payés pour transmission à l'AP-HP.Suivi avec le GHU des médecins assistants, ainsi que leur recrutement.Rapport d'activité annuel de l'ASM 13 :Suivi de la réalisation du rapport d'activité dans chaque service.Mise en forme du document final.Collaboration avec l'Atelier Thérapeutique pour l'impression finale.Diffusion.Autres :Recensement des souhaits de congé durant les période scolaire (médecins DPA, encadrement des différentes directions).Gestion et suivi des demandes d'accès aux dossiers patients, selon la loi 2002.303 du 04 Mars 2002. (40 à 50 dossiers par an).En lien avec l'assistant(e) du Secrétariat Général et assistante DGA :Gestion de dossiers en lien avec l'assistant(e) du Secrétariat GénéralRemplacement des respectifs secrétariats pendant les congés ou absences.Ce profil de poste n'est pas exhaustif et sera adapté en fonction des évolutions de l'Association.Autres informationsRémunération selon CCN 51 entre 31k€ et 41k€ incluant la reprise à 100% de votre ancienneté et l'indemnité SEGUR de 238 € brut /mois + prime décentraliséeVous avez accès aux séminaires et colloques de notre organisme de formation Psy 13Vous avez droit à la carte restaurant à 9.50€/repas, pause déjeuner incluse dans votre temps de travail, prise en charge à 50% de votre titre de transportVous bénéficiez de la mutuelle, avantages du CSE, 2 jours ASM13 supplémentaires/anVotre lieu de travail : situé à proximité du métro Place d'Italie (ligne 5.6 et 7) + CC Italie 21- Diplôme et expérience :Bac +2 minimum, BTS SAM (support à l'action managériale) ou équivalent.Assistant de Direction avec expérience sur un poste similaire et dans le secteur de la Santé.Une expérience antérieure en tant que secrétaire médicale serait un plus.2- Savoir-faire comportementaux :Discrétion et sens de la confidentialité.S'adapter aux différents interlocuteurs et disposer d'une capacité relationnelle et d'accueil.Savoir transmettre et retransmettre avec discernement.Sens de l'organisation, rigueur, autonomie.Définir les priorités et gérer les urgences,Réactivité et autonomie.Être force de proposition.3- Savoir-faire opérationnel :Excellente expression orale et rédactionnelle.Bonne connaissance du fondement de l'ASM13 et de la culture d'entreprise.Excellente maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Publisher et Outlook notamment)