General Affair

Job Description / Responsibilities A. Office & General Affairs Operations

• Mengelola kebutuhan operasional dan rumah tangga kantor, termasuk kebersihan, keamanan, fasilitas, dan perlengkapan kerja.
• Memastikan seluruh fasilitas kantor berfungsi dengan baik serta melakukan koordinasi terkait perawatan dan perbaikan.
• Mengelola inventaris aset perusahaan, perlengkapan kantor, dan kebutuhan operasional lainnya.
• Melakukan pengadaan barang dan jasa (procurement) sesuai kebutuhan perusahaan.
• Mengelola hubungan dan koordinasi dengan vendor, supplier, building management, serta pihak eksternal lainnya.
• Memastikan administrasi GA, dokumentasi aset, dan pengeluaran operasional tercatat dengan baik.

B. Event General Affairs & Operational Support

• Mengelola kebutuhan General Affair untuk kegiatan event, mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, hingga pembongkaran (load out).
• Melakukan koordinasi pengadaan dan penyediaan kebutuhan operasional event, seperti perlengkapan kerja, furniture, peralatan pendukung, dan kebutuhan logistik lainnya.
• Memastikan kesiapan fasilitas dan kebutuhan operasional di venue sebelum dan selama event berlangsung.
• Melakukan koordinasi dengan vendor, venue management, supplier, dan tim internal terkait kebutuhan GA event.
• Mengawasi distribusi, penggunaan, pengembalian, dan inventarisasi perlengkapan event.
• Melakukan pengecekan kebutuhan operasional di lapangan serta memastikan seluruh kebutuhan GA event terpenuhi sesuai timeline.
• Siap melakukan kunjungan lapangan dan terlibat langsung dalam pelaksanaan event, termasuk bekerja di luar jam kerja normal apabila diperlukan.

C. Budgeting & Administration

• Membuat estimasi kebutuhan biaya operasional kantor dan GA event.
• Melakukan monitoring penggunaan budget serta memastikan pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
• Melakukan proses administrasi pembelian, pembayaran vendor, reimbursement, dan petty cash terkait kebutuhan GA.
• Membuat laporan penggunaan aset, inventaris, serta pengeluaran operasional secara berkala.

Job Qualifications

• Pendidikan minimal D3/S1 dari semua jurusan.
• Memiliki pengalaman minimal 2–3 tahun di bidang General Affair, khususnya pada perusahaan event organizer, event promoter, entertainment, atau industri sejenis.
• Memiliki pemahaman mengenai pengelolaan operasional kantor, procurement, vendor management, dan inventory management.
• Memiliki pengalaman dalam menangani kebutuhan General Affair untuk event, termasuk koordinasi logistik dan kebutuhan operasional venue.
• Memiliki kemampuan negosiasi dan komunikasi yang baik dalam berkoordinasi dengan vendor maupun tim internal.
• Mampu melakukan budgeting, cost control, serta administrasi pengeluaran operasional.
• Terbiasa bekerja dengan target dan timeline yang ketat, terutama dalam lingkungan kerja event yang dinamis.
• Memiliki kemampuan problem solving yang baik dan mampu mengambil keputusan secara cepat di lapangan.
• Bersedia bekerja secara fleksibel, termasuk pada malam hari, akhir pekan, atau hari libur sesuai kebutuhan event.
• Memiliki kemampuan mengoperasikan Microsoft Office atau Google Workspace.
• Memiliki SIM A/C dan mampu mengendarai kendaraan menjadi nilai tambah.

Skills: Vendor Management, Financial Analysis, Communication Skills, Customer Service, Teamwork, Organizational Skills, Problem Solving, Compliance, Asset Management, Microsoft Office