Purchasing Coordinator

Tugas Utama:

• Mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh proses pembelian barang dan jasa sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
• Memastikan proses purchasing berjalan sesuai dengan prosedur, kebijakan perusahaan, anggaran, dan target waktu yang telah ditetapkan
• Melakukan review terhadap Purchase Request (PR) sebelum proses permintaan penawaran dan pembelian dilakukan.
• Mengumpulkan, mengevaluasi, dan membandingkan penawaran harga dari beberapa vendor berdasarkan harga, kualitas, spesifikasi, lead time, serta syarat pembayaran.
• Melakukan negosiasi harga, termin pembayaran, waktu pengiriman, dan persyaratan komersial lainnya dengan vendor.
• Memastikan penerbitan Purchase Order (PO), kontrak pembelian, dan dokumen pendukung lainnya dilakukan secara tepat dan lengkap.
• Memantau proses pengadaan mulai dari permintaan barang, pemesanan, pengiriman, hingga barang diterima oleh pengguna atau gudang.
• Berkoordinasi dengan Warehouse, Finance, Accounting, General Affairs, Operational, dan departemen terkait mengenai kebutuhan serta realisasi pembelian.
• Menindaklanjuti keterlambatan pengiriman, ketidaksesuaian spesifikasi, kekurangan jumlah barang, maupun permasalahan lainnya dengan vendor.
• Melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala berdasarkan harga, kualitas barang/jasa, ketepatan pengiriman, dan pelayanan.
• Mengembangkan, memperbarui, dan menjaga database vendor terverifikasi serta mencari alternatif vendor baru sesuai kebutuhan perusahaan.
• Memastikan seluruh transaksi pembelian memiliki dokumentasi dan administrasi yang lengkap untuk kebutuhan audit dan kontrol internal.
• Melakukan monitoring terhadap outstanding PO dan memastikan seluruh transaksi pembelian terselesaikan sesuai target.
• Membuat laporan aktivitas purchasing, monitoring pembelian, penghematan biaya, serta performa vendor secara berkala kepada atasan.
• Mengidentifikasi peluang efisiensi dan cost saving tanpa mengurangi kualitas barang maupun kebutuhan operasional.
• Mengawasi, membagi pekerjaan, serta memberikan arahan kepada anggota tim Purchasing agar proses pengadaan berjalan efektif dan sesuai target.
• Menjaga hubungan kerja yang profesional dengan vendor serta memastikan proses procurement dilakukan secara transparan dan sesuai etika perusahaan.

Kualifikasi:

• Familiar dengan Industri Sparepart Alat Berat atau sejenisnya
• Pendidikan: D3 Manajemen / Logistik / Teknik Industri / Supply Chain Management atau bidang terkait.
• Pengalaman: Minimal 3–5 tahun di bidang Purchasing / Procurement / Supply Chain, dengan pengalaman sebagai Supervisor atau memimpin tim menjadi nilai tambah.
• Kompetensi Teknis: Purchasing & procurement process, vendor management, price comparison, negotiation, cost control, Purchase Order management, contract administration, dan supplier evaluation.
• Memahami proses supply chain, inventory, warehouse, serta alur penerimaan barang.
• Mampu menggunakan Microsoft Office, khususnya Microsoft Excel, serta familiar dengan sistem ERP / Purchasing / Inventory Management.
• Memiliki kemampuan analisis harga dan mampu melakukan evaluasi terhadap penawaran vendor.
• Kompetensi Perilaku: Teliti, tegas, memiliki integritas tinggi, bertanggung jawab, mampu berkomunikasi dan bernegosiasi dengan baik.
• Memiliki kemampuan leadership, koordinasi, problem solving, dan pengambilan keputusan.
• Mampu bekerja dengan target, menangani beberapa proses pembelian secara bersamaan, dan bekerja sama lintas departemen.
• Bersedia melakukan perjalanan dinas atau kunjungan vendor apabila diperlukan.
• Bersedia bekerja Senin - Sabtu (Full WFO) di Sunter, Jakarta Utara

Skills: Procurement, Communication, Purchasing Negotiation, Negotiation Skills, Vendor Management