Assistant de direction commerciale et opérationnelle (H/F)

Nous recherchons un ou une assistant(e) de Direction Commerciale et Opérationnelle pour rejoindre notre équipe.

Rattachement hiérarchique

• Directeur Commercial
• Directeur Opérationnel

Localisation

Agence/Siège,

MISSIONS PRINCIPALES

1. Gestion des agendas de la Direction Commerciale et Opérationnelle
2. Organisation des réunions, déplacements et rendez-vous clients
3. Rédaction des courriers, comptes rendus et notes de service
4. Préparation des dossiers de direction et des présentations
5. Gestion et classement des documents confidentiels

Gestion Commerciale

• Préparation des offres commerciales et des appels d'offres
• Mise à jour des bases de données clients et prospects
• Suivi des contrats et des engagements commerciaux
• Elaboration et mise en forme des devis
• Suivi des renouvellements de contrats
• Préparation des dossiers clients pour les réunions commerciales
• Suivi des indicateurs de performance commerciale

Coordination Opérationnelle

• Interface entre la Direction, les Responsables d'Exploitation, les RH et les clients.
• Suivi administratif des ouvertures de sites et démarrages de contrats.
• Préparation et mise à jour des consignes opérationnelles.
• Contrôle des plannings et suivi des besoins en renforts.
• Gestion administrative des astreintes et remplacements.
• Suivi des incidents et des actions correctives.
• Centralisation des rapports d'exploitation.

Gestion Administrative RH

• Constitution et suivi des dossiers agents.
• Contrôle des documents réglementaires (carte professionnelle, SST, SSIAP, permis, formations).
• Suivi des échéances CNAPS et formations obligatoires.
• Préparation des éléments nécessaires à la paie.
• Gestion des dossiers disciplinaires en lien avec les RH.

Qualité et Conformité

• Participation aux audits clients et internes.
• Mise à jour des procédures Qualité et Sécurité.
• Suivi des indicateurs qualité.
• Archivage des documents réglementaires.
• Préparation des dossiers destinés aux contrôles CNAPS ou clients.

Compétences requises

Techniques

• Maîtrise du Pack Office 365 (Excel, Word, Outlook, Teams).
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Connaissance du secteur de la sécurité privée.
• Bonne maîtrise du suivi administratif et contractuel.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Organisationnelles

• Sens des priorités.
• Gestion du stress et des urgences.
• Rigueur et méthodologie.
• Réactivité et autonomie.

Relationnelles

• Excellent relationnel.
• Sens du service client.
• Diplomatie.
• Discrétion absolue.
• Présentation irréprochable.

Profil recherché

• Bac +2 à Bac +5 Assistant(e) de Direction, Gestion PME/PMI ou Administration.
• Expérience souhaitée dans la sécurité privée, le luxe, l'événementiel ou les prestations de services.
• Connaissance des réglementations CNAPS et du secteur de la sécurité appréciée.
• Anglais professionnel apprécié.

Indicateurs de performance (KPI)

• Respect des délais de réponse clients.
• Taux de conformité des dossiers administratifs.
• Qualité des reportings transmis à la Direction.
• Respect des échéances contractuelles.
• Taux de satisfaction des clients internes et externes.
• Qualité du suivi des ouvertures de contrats et des dispositifs opérationnels.

CDI TEMPS PLEIN DU LUNDI AU VENDREDI DE 09h30 - 17h30