Администратор проекта / Помощник руководителя проекта казино

Помощь руководителю проекта в организации и координации всех текущих процессов по открытию казино: взаимодействие с подрядчиками и сотрудниками, контроль сроков, закупок, логистики, документов и выполнения поставленных задач.

Кандидат должен уметь одновременно вести несколько направлений, быстро разбираться в новых вопросах, контролировать исполнителей и обеспечивать движение проекта по установленному плану.

После открытия казино позиция предполагает переход на постоянную административно-операционную работу в структуре компании.

1. Помощь руководителю проекта

• Выполнение поручений руководителя проекта.
• Организация и координация ежедневных задач проекта.
• Контроль исполнения решений и поручений.
• Подготовка информации для принятия решений.
• Контроль установленных сроков.

1. Project Management

• Ведение общего плана проекта.
• Разбивка проекта на задачи и этапы.
• Контроль ответственных лиц и сроков исполнения.
• Ведение Task List / Action Plan.
• Контроль открытых вопросов.
• Напоминание ответственным сотрудникам о сроках.
• Подготовка регулярного Status Report для руководителя проекта.
• Фиксация решений после совещаний.

Кандидат должен понимать основные понятия:

• Task;
• Deadline;
• Milestone;
• Priority;
• Responsible Person;
• Status;
• Risk;
• Dependency.

1. Работа с подрядчиками

• Коммуникация с подрядчиками.
• Запрос предложений и коммерческих условий.
• Контроль выполнения работ.
• Контроль сроков.
• Организация встреч и переговоров.
• Сбор документов и счетов.
• Контроль устранения замечаний.

1. Закупки

• Получение заявок на закупку.
• Поиск поставщиков.
• Запрос коммерческих предложений.
• Сравнение цен и условий поставки.
• Подготовка сравнительных таблиц для руководителя.
• Контроль размещения заказов.
• Контроль оплаты и сроков поставки.
• Проверка соответствия поставленного товара заказу.

Закупки могут включать:

• оборудование казино;
• мебель;
• оборудование ресторанов и баров;
• IT-оборудование;
• системы безопасности;
• хозяйственные товары;
• форму персонала;
• расходные материалы;
• оборудование для офиса;
• рекламные и интерьерные материалы.

1. Логистика

• Контроль поставок оборудования и материалов.
• Взаимодействие с поставщиками и транспортными компаниями.
• Контроль сроков доставки.
• Организация получения товаров.
• Контроль комплектации поставок.
• Координация складирования и передачи оборудования ответственным сотрудникам.
• Контроль проблемных или задержанных поставок.

1. Работа с документами

• Ведение проектной документации.
• Организация договоров, коммерческих предложений, счетов и актов.
• Контроль наличия необходимых документов от подрядчиков и поставщиков.
• Систематизация файлов проекта.

Документы должны храниться структурировано по направлениям проекта.

1. Организация совещаний

• Организация встреч участников проекта.
• Подготовка списка вопросов.
• Фиксация решений.
• Формирование списка задач после совещания:

Задача / Ответственный / Срок / Статус

• Контроль выполнения принятых решений.

1. Координация сотрудников

Взаимодействие с:

• руководителем проекта;
• генеральным директором;
• финансовым отделом;
• бухгалтерией;
• юристами;
• HR;
• IT;
• службой безопасности;
• F&B;
• маркетингом;
• инженерами;
• дизайнерами;
• строительными подрядчиками;
• поставщиками оборудования.

1. Контроль процессов открытия казино

Участие в координации:

• строительства и отделочных работ;
• поставки мебели;
• установки оборудования;
• IT-систем;
• системы видеонаблюдения;
• систем контроля доступа;
• оборудования казино;
• ресторанов и баров;
• найма персонала;
• закупки инвентаря;
• маркетинговых материалов;
• подготовки объекта к открытию.

Ключевые профессиональные навыки

Кандидат должен уверенно работать с:

• Microsoft Excel;
• Microsoft Word;
• Google Sheets;
• Google Drive;
• электронной почтой;
• календарем;
• таблицами контроля задач.

Будет преимуществом знание:

• Trello;
• Asana;
• Monday;
• ClickUp;
• Notion;
• Microsoft Project или аналогичных Project Management систем.

Требования к кандидату

• Системное мышление.
• Умение организовывать процессы.
• Высокий уровень ответственности.
• Способность работать самостоятельно.
• Умение контролировать несколько задач одновременно.
• Умение работать с большим количеством информации.
• Хорошие коммуникативные навыки.
• Умение вести переговоры.
• Умение добиваться выполнения поставленных задач.
• Внимательность к деталям.
• Дисциплинированность.
• Стрессоустойчивость.
• Готовность работать в условиях высокой динамики проекта.
• Способность быстро принимать решения в нестандартных ситуациях.

Обязательный опыт

• Опыт работы от 3 лет в административной, операционной или проектной роли.
• Опыт работы с несколькими задачами и подрядчиками одновременно.
• Понимание основ Project Management.
• Опыт контроля сроков выполнения задач.
• Опыт организации закупок или взаимодействия с поставщиками.
• Опыт работы с логистикой, доставками и поставками будет преимуществом.
• Опыт подготовки отчетов, таблиц, планов и контрольных списков.
• Опыт взаимодействия с руководителями, подрядчиками, поставщиками и сотрудниками.

Опыт работы в строительстве, гостиничном бизнесе, HoReCa, казино, entertainment, retail или при открытии новых объектов будет существенным преимуществом.

Языки

• Армянский — желательно свободный уровень.
• Русский — обязательно свободный или очень хороший уровень.
• Английский — желательно Intermediate и выше.