Back Office & Administration / Verwaltung – Facility Management

Organisation, Verwaltung, kaufmännische Abläufe und Facility Management sind genau dein Ding? Dann komm zu KGM Facility Services! Für unser Team in München-Grünwald suchen wir Verstärkung im Bereich Back Office, Administration & Verwaltung (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit. In dieser vielseitigen Position unterstützt du unsere kaufmännische und administrative Verwaltung sowie das operative Facility Management. Du sorgst gemeinsam mit unserem Team dafür, dass im Hintergrund alles professionell organisiert, koordiniert und zuverlässig abgewickelt wird. Dabei arbeitest du an der Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Objektleitung, Kunden und Mitarbeitenden und bist aktiv in die administrativen, kaufmännischen und operativen Abläufe unseres Facility-Management-Unternehmens eingebunden. Die Position eignet sich sowohl für Bachelor- oder Master-Absolventen im Bereich Facility Management als auch für kaufmännisch ausgebildete Fachkräfte mit entsprechender Berufserfahrung. Über uns Die KGM GmbH steht für zertifizierte Qualität nach ISO 9001 und ISO 14001, Zuverlässigkeit und faire Arbeitsbedingungen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung! KGM Facility Services Gemeinsam sorgen wir dafür, dass alles läuft.

Ihre Aufgaben

Geschäftsleitung und operatives Facility Management unterstützen

Kunden und Objekte administrativ betreuen und koordinieren

Bei der Organisation und Steuerung unserer Facility-Management-Dienstleistungen unterstützen

Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellen und bearbeiten

Bei Kalkulationen und kaufmännischen Auswertungen unterstützen

Kunden-, Objekt- und Mitarbeiterstammdaten pflegen

Arbeitszeit- und Leistungsnachweise vorbereiten und kontrollieren

Bei der vorbereitenden Lohnabrechnung unterstützen

Excel-Auswertungen, Übersichten und Reportings erstellen

Verwaltungs- und ERP-Prozesse digital dokumentieren und pflegen

Mit Kunden, Mitarbeitenden, Objektleitungen und Geschäftspartnern kommunizieren

Interne Verwaltungs- und Unternehmensprozesse weiterentwickeln und optimieren helfen

Ihr Profil

Bachelor- oder Masterabschluss im Facility Management oder einem vergleichbaren Studiengang – gerne auch als Berufseinsteiger direkt nach dem Studium; alternativ abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, etwa im Büromanagement, oder vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit einschlägiger kaufmännischer oder administrativer Berufserfahrung

Bei kaufmännischem Einstieg: Erfahrung im Facility Management, in der Gebäudereinigung oder einem vergleichbaren Dienstleistungsumfeld von Vorteil

Interesse an kaufmännischen, administrativen und operativen Prozessen

Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Organisationstalent und gutes Zahlenverständnis

Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten

Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Motivation, Verantwortung zu übernehmen und dich fachlich weiterzuentwickeln

Wir bieten

Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung an unserem Standort in München-Grünwald

Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Facility-Management-Unternehmen

Attraktiver Einstieg für Bachelor- und Master-Absolventen sowie erfahrene kaufmännische Fachkräfte

Direkter Einblick in operative, administrative und kaufmännische Unternehmensprozesse

Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung und Führungskräften

Eigenverantwortliche Aufgaben und kurze Entscheidungswege

Moderne und digitale Arbeitsprozesse

Strukturierte Einarbeitung

Abwechslungsreiche Aufgaben und eigene Verantwortungsbereiche

Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten

Perspektive, mit wachsender Erfahrung mehr Verantwortung im Unternehmen zu übernehmen

Kollegiales Team mit Freude an der täglichen Zusammenarbeit