Document Control - ประจำ site งาน

หน้าที่หลัก 1.ควบคุมและจัดระบบเอกสารโครงการ

• จัดเก็บ ควบคุม และปรับปรุงสถานะเอกสารของโครงการทั้งหมดให้เป็นปัจจุบัน (Drawing, Specification, Contract, Method Statement, ITP, MOM ฯลฯ)
• จัดทำระบบ Filing ทั้งแบบเอกสารจริงและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นระเบียบ ค้นหาง่าย ตรวจสอบย้อนกลับได้

2.รับ-ส่ง และกระจายเอกสารระหว่างหน่วยงาน

• รับเอกสารเข้า-ออกจากหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอก (ผู้รับเหมา ผู้ว่าจ้าง ที่ปรึกษา ซัพพลายเออร์)
• กระจายเอกสารไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องให้ถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา
• ติดตามสถานะการอนุมัติเอกสาร (Approval Status) และแจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องเมื่อใกล้ครบกำหนด

3.จัดการเอกสารด้านการเบิกจ่ายและงานธุรการโครงการ

• รวบรวม ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารเบิกจ่ายวัสดุ/ค่าใช้จ่ายต่างๆ ก่อนนำส่งฝ่ายที่เกี่ยวข้อง (จัดซื้อ/บัญชี)
• ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อ คลังพัสดุ และบัญชี เพื่อให้ขั้นตอนเบิก-จ่ายเป็นไปตามระเบียบบริษัท

4.ควบคุมเวอร์ชันและประวัติเอกสาร (Revision Control)

• ควบคุมเลขที่เอกสาร (Document Numbering) และเวอร์ชันให้เป็นไปตามมาตรฐานโครงการ
• จัดทำ Transmittal, Register/Log เอกสารเข้า-ออก และ Drawing/Document Register

5.จัดทำรายงานและสรุปข้อมูล

• จัดทำรายงานสถานะเอกสารประจำสัปดาห์/เดือนเสนอผู้บังคับบัญชา
• สนับสนุนข้อมูลเอกสารประกอบการประชุมโครงการ (Site Meeting, Progress Meeting)

6.สนับสนุนงาน Audit และการตรวจสอบ

• จัดเตรียมเอกสารสำหรับการตรวจสอบภายใน/ภายนอก (Internal/External Audit)
• ดูแลให้การจัดเก็บเอกสารเป็นไปตามระบบมาตรฐาน (เช่น ISO) หากบริษัทมีการรับรอง

7.งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

• สนับสนุนงานธุรการทั่วไปของไซต์งาน ประสานงานระหว่างสำนักงานใหญ่และไซต์งาน

Qualifications: เพศ ชาย - หญิง วุฒิการศึกษา ปวส. หรือปริญญาตรี สาขาการจัดการ, สาขาวิศวกรรม หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง มีประสบการณ์งาน Document Control หรือธุรการโครงการ อย่างน้อย 1-3 ปี มีประสบการณ์ทำงานในไซต์ก่อสร้างหรือโครงการอุตสาหกรรมจะพิจารณาเป็นพิเศษ มีทักษะการสื่อสารและประสานงานที่ดี สามารถทำงานร่วมกับหลายฝ่ายได้ มีความรับผิดชอบสูง, สามารถเรียนรู้งานได้เร็ว มีรถยนต์เป็นของตนเองและใบอนุญาตขับขี่ สามารถเดินทางไปต่างจังหวัดได้