Координатор командировок и выездных бригад

Планирование совместно с руководителем состава бригад, сроков, маршрутов и последовательности поездок. Составление и постоянная актуализация общего графика выездов. Отслеживание занятости до 10 полевых бригад. Организация в среднем около 15 командировок в месяц, контроль готовности каждой поездки по установленным срокам. Оформление заявок на билеты, проживание в командировке и транспорт, командировочных заданий, реестра командировок и авансовых отчетов. Бронирование авиа- и ж/д билетов, междугородних автобусов, такси, аренда автомобилей, корпоративного транспорта и мест проживания. Подготовка писем заказчикам о сроках прибытия бригад, составе работников, транспорте, оборудовании и иных организационных вопросах. Оформление пропусков на сотрудников, автомобили и оборудование, а также заявки на въезд, ввоз и вывоз имущества на закрытые производственные объекты. Предоставление отчетности по работе.

Требования

Обязательные: Умение совместно с руководителем планировать выезды, состав бригад, маршруты и сроки. Навыки подготовки командировочных документов, расчета предварительных расходов и контроля согласования. Уверенная работа в 1С и MS Word. Продвинутый уровень MS Excel: формулы, сводные таблицы, анализ данных. Грамотная деловая переписка и готовность самостоятельно взаимодействовать с заказчиками. Готовность к дежурствам по утвержденному графику во время нахождения бригад в командировках. Желательные: Опыт бронирования авиа- и ж/д билетов, гостиниц, автобусов, такси и аренды автомобилей. Опыт возврата и обмена билетов, отмены бронирований и оперативной перестройки маршрутов. Опыт оформления пропусков на работников, транспорт и оборудование для закрытых производственных объектов. Опыт подготовки писем заказчикам и контроля полного комплекта документов для допуска на объект. Опыт работы в программе Комбат или аналогичных системах мониторинга маршрутов.

Высшее образование — бакалавриат; Опыт: 1 лет