Office Coordinator

Er du typen, der ser, hvad der mangler, tager initiativ og får ting til at ske? Trives du med mange kontaktflader, en varieret arbejdsdag og med at skabe gode rammer for andre?

Så kan du være vores nye Office Coordinator hos Autorola Group i Odense.

Du får en central rolle på vores hovedkontor og bliver et vigtigt omdrejningspunkt for den daglige drift, servicen til medarbejdere og gæster samt en række administrative opgaver. Det er en rolle med ansvar, variation og stor kontaktflade, hvor du får mulighed for selv at sætte dit præg på, hvordan vi skaber en velfungerende arbejdsplads.

Din rolle

Som Office Coordinator er du med til at sikre, at hverdagen på kontoret fungerer. Du er serviceminded og imødekommende, men lige så vigtigt er det, at du tager ejerskab, arbejder struktureret og følger opgaverne helt til dørs.

Du bliver en del af et team med to Facility Assistants, som sammen med dig varetager den daglige drift. Samtidig får du dine egne ansvarsområder og en bred kontaktflade til kolleger, ledelse, leverandører og eksterne samarbejdspartnere.

Rollen omfatter også administrative opgaver for topledelsen og bestyrelsen, blandt andet koordinering af møder og rejser.

Dine vigtigste ansvarsområder:

• Sikre en professionel og imødekommende reception og modtagelse af gæster
• Koordinere facility- og serviceopgaver på vores kontorer
• Samarbejde med leverandører og eksterne samarbejdspartnere
• Håndtere bestillinger og indkøb, herunder varer, gaver og blomster
• Koordinere møder for topledelsen
• Planlægge og booke rejser for topledelsen og bestyrelsen
• Bidrage til planlægning og gennemførelse af interne arrangementer
• Håndtere forskellige administrative opgaver
• Tage initiativ til løbende forbedringer af vores arbejdsplads og service

Vi forestiller os, at du

• Har et stærkt servicegen og naturligt tager ansvar
• Er proaktiv og ser opgaverne, før andre behøver at spørge
• Arbejder struktureret og har øje for detaljen
• Trives med både faste rutiner og opgaver, der opstår undervejs
• Kan prioritere og bevare overblikket, også når der er mange bolde i luften
• Kan arbejde selvstændigt og samtidig trives som en del af et team
• Møder kolleger, gæster og samarbejdspartnere positivt og professionelt
• Kommunikerer sikkert på dansk og engelsk
• Er fortrolig med Microsoft 365 og generelt har gode IT-kundskaber

Erfaring fra reception, office management, facility coordination, administration eller en lignende rolle er en fordel. Men for os er dit drive, din tilgang til service og din evne til at tage ejerskab mindst lige så vigtigt som din konkrete baggrund.

Derfor skal du vælge Autorola

Hos Autorola bliver du en del af en international virksomhed med en uformel kultur, korte beslutningsveje og plads til initiativ.

Du får en rolle, hvor dit arbejde kan mærkes i hverdagen, og hvor du får mulighed for at komme med idéer til, hvordan vi kan gøre vores arbejdsplads og interne service endnu bedre.

Stillingen er som udgangspunkt 37 timer om ugen, men vi er åbne for at drøfte timeantallet med den rette kandidat. Vi tilbyder blandt andet pensionsordning, sundhedsforsikring, kantineordning, fitnessfaciliteter og sociale arrangementer.

Tiltrædelse

Snarest muligt.

Er det dig?

Så vil vi meget gerne høre fra dig. Vi indkalder løbende til samtaler, så send gerne din ansøgning hurtigst muligt.

For yderligere information om stillingen er du velkommen til at kontakte Katrine Marcussen, Chief People & Culture Officer, på kmc@autorola.com.