Head of Office Management & Executive Assistant (m/w/d)

When it really matters“ – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater_Innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.

Bei AlixPartners lösen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen – schnell, entschlossen und mit messbarem Ergebnis. Wir schaffen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen, ihre Mitarbeitenden und die Gesellschaft. Vielfalt und Inklusion, Neugier und vorausdenkendes Handeln sind uns wichtig. Gestalte mit uns die Zukunft der Zusammenarbeit.

AlixPartners lebt hybrides Arbeiten – eine flexible Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten, die echte Work-Life-Integration ermöglicht.

Die Rolle des Office Managers ist – in enger Zusammenarbeit mit allen Corporate Services Bereichen – entscheidend für das ambitionierte Wachstum der Firma.

Was dich erwartet

Als Office Manager verantwortest du den reibungslosen Betrieb unseres Münchner Büros. Du führst die administrativen Fachkräfte des Standorts – einschließlich ihrer Team Leads – und bist zentrale Anlaufstelle für Consulting- und Corporate-Professionals aller Ebenen. Darüber hinaus unterstützt du den Country Leader sowie unsere PMDs als Executive Assistant: als verlässliche:r Sparringspartner:in mit einem Chief-of-Staff-Ansatz.

Diese geschäftskritische Rolle trägt maßgeblich zum reibungslosen Betrieb und zum weiteren Wachstum des Münchner Büros und der gesamten DACH-Region bei. Die Stelle hat eine fachliche Berichtslinie zum Country Leader.

Office Management

Leitung und Weiterentwicklung des Office Managements München – für einen effizienten, reibungslosen und skalierbaren Tagesbetrieb

Verantwortung für Facility Management, Dienstleistersteuerung, Budgetplanung und Service-Qualität

Betrieb einer großen Büroumgebung (~220 Kolleg:innen, ~3.500 m²) auf höchstem professionellen Niveau

Einführung klarer Strukturen, Prioritäten und effizienter Arbeitsweisen zur operativen Exzellenz

Weiterentwicklung des hybriden Arbeitskonzepts im Einklang mit dem Unternehmenswachstum

Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Prozessen und Sicherheitsstandards

Executive- / PMD-Unterstützung

Enge Zusammenarbeit mit dem Country Leader und Senior PMDs als verlässliche:r Sparringspartner:in

Effektive Priorisierung und Entscheidungsunterstützung durch starke Koordination (Kalender, Reisen, Schlüsselthemen)

Hochrangige Executive-Unterstützung – inkl. vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen

Unterstützung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitäten und Führungsformaten

Leitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen

Führung der Administrativen Funktionen

Führung und Entwicklung des Admin-Teams – einer der größten Corporate-Services-Funktionen in DACH – einschließlich der Team Leads

Förderung von Performance, Engagement und Kompetenzaufbau für eine hochwertige Serviceerbringung

Aufbau klarer Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Team

Ressourcen- und Workload-Management zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen

Förderung von Talenten, Coaching und Karriereentwicklung in der Admin-Funktion

Kultur prägen: Zusammenarbeit, Inklusion und eine ausgeprägte Serviceorientierung vorleben

Internes Relationmanagement

Vertrauensvolle:r Businesspartner:in für Senior Leadership und PMDs

Aufbau starker Beziehungen über alle Funktionen und Führungsebenen hinweg

Proaktives Erwartungsmanagement, Kommunikation und Sicherstellung hoher Servicelevels

Gewährleistung einer klientenorientierten, erstklassigen Serviceerfahrung im gesamten Büro

Diese Rolle vereint alle genannten Dimensionen – als Servant-Leadership-Vorbild mit einer ausgeprägten „Getting-things-done“-Mentalität.

Was du mitbringst

Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung einer leistungsstarken administrativen Einheit in einem vergleichbaren professionellen Umfeld

Ausgeprägte Führungs- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten – souverän im Umgang mit Senior Leaders und externen Partnern

Exzellentes Organisationstalent: effektives Zeitmanagement, Priorisierung, Multitasking und Termintreue auch unter Druck

Fähigkeit, zukünftige Bedarfe zu antizipieren und pragmatische Lösungen zu entwickeln

Klare Serviceorientierung und „Host Mindset“ – für eine erstklassige Erfahrung für Kolleg:innen und Klient:innen

Hohes Maß an Eigeninitiative, Motivation und Hands-on-Mentalität – souverän im Alleingang wie im Team

Schnelle Auffassungsgabe für neue Systeme und Prozesse sowie Freude am Weiterlernen

Hohe Genauigkeit und Detailorientierung

Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift

Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen

Deutsch und Englisch auf muttersprachlichem oder vergleichbarem Niveau

Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)

Hochschulabschluss und/oder umfangreiche einschlägige Berufserfahrung

Wir bieten Ihnen umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wünschen Sie sich eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld? Werden Sie Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. AlixPartners ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, nationale Herkunft, Alter, Status als Veteran oder Behinderung.

LI-Hybrid

#LI-AP2